MM+ von Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung

Analyse

Analyse

Faktoren, die ein erfolgreiches Maßnahmenmanagement behindern:

In der Praxis müssen Unternehmen bei Optimierungsprojekten häufig Hindernisse überwinden. In der Analysephase kann das Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten durch das mit der Betriebsblindheit einhergehende verminderte Problembewusstsein sowie die mangelnde Veränderungsbereitschaft im Unternehmen beeinträchtigt sein.

Des Weiteren können erkannte Verbesserungspotenziale durch ein vermitteltes fehlendes Interesse der Führungsebene die Sammlung derselben erschweren.

Beispiele sind eine autoritäre Führungskultur oder die Nicht- beachtung von Maßnahmenideen durch die Vorgesetzten. Dadurch werden oftmals nicht alle vorhandenen Maßnahmenideen aufgenommen, sodass in der anschließenden Strukturierungsphase nicht zwingend die besten Maßnahmenideen bewertet werden.

Quellen für Verbesserungsideen

Im Rahmen der Analysephase gilt es nach Möglichkeit alle im Unternehmen vorhandenen Ideen für Verbesserungen oder Problemstellungen zu sammeln. Diese Ideen können dabei aus internen oder externen Quellen generiert werden.

Neben Maßnahmenideen der eigenen Mitarbeiter zur Ver- besserung der täglichen Abläufe, können Ideen beispielsweise auch bei Fortbildungen gesammelt oder aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden.

Hilfreiche Anregungen lassen sich auch aus externen Quellen generieren. Lieferanten und Kunden können – bei einem vertrauensvollen Verhältnis, beispielsweise über Lieferanten- bewertungen oder ein Beschwerdemanagement – erste Hinweise für Verbesserungen in einzelnen Bereichen geben. Alternativ kann auch ein Vergleich mit dem Wettbewerber oder anderen Unternehmen Anregungen liefern.

Weitere Maßnahmenideen können durch begleitende Berater, wie z. B. Steuerberater oder IT-Berater, generiert werden. Diese können das Unternehmen oder bestimmte Abteilungen mit anderen ihnen bekannten Unternehmen vergleichen und dadurch auf Probleme aufmerksam machen. Die Informationen aus externen Quellen können dabei von den Mitarbeitern der Fachabteilungen im täglichen Kontakt gesammelt und entsprechend weitergegeben werden.

Der Workshop als Plattform zur Ideensammlung

Zur zentralen Sammlung der Ideen hat sich ein abteilungs- übergreifender Workshop in der Praxis bewährt.

Sinnvoll ist es, erste Maßnahmenideen bereits zur Vorbereitung zu sammeln. Diese können aus einem betrieblichen Vorschlagswesen stammen oder mittels einer Mitarbeiterbefragung gesammelt werden.

Diese Ideen werden dann im Workshop diskutiert und durch weitere ergänzt. Dabei werden die Ideen aus den externen Quellen durch die Mitarbeiter der Fachabteilungen eingebracht. Durch die abteilungsübergreifende Zusammensetzung des Workshops können Schnittstellenprobleme direkt mit den entsprechenden Beteiligten diskutiert werden, das vereinfacht die Lösungsfindung. Zusätzlich kann die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert werden. Bei bekannten Animositäten zwischen einzelnen Abteilungen kann der Einsatz eines externen Moderators – aufgrund seiner Neutralität und Objektivität – sinnvoll sein. Dieser stellt sicher, dass Raum für konstruktive Diskussionen bleibt, verschiebt aber gleichzeitig nicht zielführende Debatten auf einen späteren Zeitpunkt, sodass der Workshop zeitlich im Rahmen bleibt.

Fazit

Die Aufgaben des Maßnahmenmanagements gehen weit über die reine Projektverfolgung und Sicherstellung der Zielerreichung hinaus. Ein wesentlicher Baustein ist dabei die Analysephase. Durch eine umfassende Analysephase können bereits erste Hindernisse, die die Maßnahmenumsetzung behindern, ausgeräumt werden.

Die Zielsetzung liegt dabei in der möglichst umfangreichen Sammlung von Maßnahmenideen unter der Berücksichtigung unterschiedlicher Quellen. Hierzu hat sich ein abteilungs- übergreifender Workshop bewährt. Durch die Sammlung und Dokumentation aller im Unternehmen vorhandenen Ideen entsteht eine zentrale, dokumentierte Ideensammlung. Diese kann bereits erste Ansätze zur Realisierung der Ideen enthalten. Dadurch wird der Boden für einen zielgerichteten Einsatz der Ressourcen vorbereitet. Basierend auf den Ergebnissen der Analyse erfolgt eine Bewertung und Strukturierung der Maßnahmenideen. Auf dieses Thema werden wir auf der nächsten Seite „Strukturierung“ näher eingehen.

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